Gemeentelijke digitale innovatie vereist een proces dat gebouwd is voor de overheid — een proces dat rekening houdt met aanbestedingsregels, AVG-verplichtingen, politieke cycli en de noodzaak om eigenaarschap over te dragen aan een team dat onderhoudt en opschaalt wat er gebouwd is. Regen Studio ontwierp precies dat voor EC-DISC van Den Haag. De CIO van de afdeling Informatie & Automatisering nam het formeel op als afdelingsbeleid. Zo werkt het — en hoe je het kunt inzetten.
in samenwerking met
&
Niet alle innovatieprocessen zijn gelijk. Een methodologie die ontworpen is voor een startup — waar snelheid alles is, stakeholders weinig zijn en regelgeving secundair — kan niet zomaar worden overgeplant naar een gemeentelijke context. Wanneer een gemeentelijke afdeling een innovatieproject uitvoert, opereert ze in een wereld van aanbestedingsregels, democratische verantwoording, AVG-verplichtingen, afdelingsgovernance, politieke cycli en de verwachting dat wat er gebouwd wordt, onderhouden, gerapporteerd en uiteindelijk eigendom van een organisatie moet worden die niet altijd klaar is voor verandering.
Regen Studio ontwierp een innovatieproces op maat in acht fasen specifiek voor die context — ontwikkeld voor het Expertisecentrum Digitale Innovatie & Smart Cities (EC-DISC) van de Gemeente Den Haag en Living Lab Scheveningen, het stedelijk laboratorium van de stad voor het testen en opschalen van digitale innovaties. Het proces is sindsdien formeel overgenomen als afdelingsbeleid: de CIO van de afdeling Informatie & Automatisering heeft besloten dat digitale innovatieprojecten binnen de afdeling dit raamwerk volgen. Een adviesresultaat werd institutionele infrastructuur.
Gebouwd voor de overheid — niet voor startups
Design thinking, lean startup, double diamond — de private sector heeft een schat aan innovatiemethodologieën voortgebracht. Ze zijn oprecht waardevol, maar dragen aannames in zich die niet naadloos vertalen naar de publieke sector. In een gemeentelijke afdeling kan een prototype geen privacy-impactanalyse overslaan. Leveranciers moeten worden geselecteerd via een transparant inkoopproces. Stakeholders zijn onder meer gemeenteraadsleden, afdelingsdirecteuren, juridische teams en het publiek — niet alleen eindgebruikers. Politieke cycli beïnvloeden tijdlijnen en risicobereidheid. En adoptie vereist niet alleen een goed product, maar een organisatie die klaar is om het te onderhouden.
Het proces dat Regen Studio ontwierp voor EC-DISC neemt dit alles als uitgangspunt — niet als obstakels om te omzeilen, maar als ontwerprandvoorwaarden die elke fase vormgeven. Het resultaat is een proces dat rigoureus genoeg is om aan een gemeentelijk governanceraamwerk te voldoen en flexibel genoeg om de werkelijke onvoorspelbaarheid van innovatiewerk te accommoderen.
Acht fasen — van probleem tot adoptie
Het proces loopt van een probleem dat nog niet is gedefinieerd tot een oplossing die een organisatie bezit en zelfstandig beheert. Fasen 0–5 vallen onder het projectmanagement van het innovatieteam. Vanaf fase 6 is het eigenaarschap overgedragen aan de klantorganisatie — de gemeentelijke afdeling of het innovatieteam dat het project verder brengt. Aan het einde van elke fase neemt het team een expliciete beslissing: doorgaan, een stap terug en opnieuw bekijken met nieuwe inzichten, of stoppen.
Fase 0 — Projectstart. Voordat er innovatiewerk begint, wordt een projectstartsjabloon ingevuld dat alle voorwaarden voor een succesvol innovatieproject schetst, zoals of er een duidelijke probleemeigenaar is, de bereidheid om te leren en de mogelijkheid om te falen, of er voldoende financiële middelen zijn en of stakeholders capaciteit hebben om deel te nemen. Bij ongunstige voorwaarden wordt geadviseerd het project op een andere manier voort te zetten.
Fase 1 — Probleemanalyse. Het moeilijkste deel van innovatie is zelden de oplossing — het is het nauwkeurig definiëren van het probleem. Deze fase voert gestructureerde workshops uit met stakeholders en eindgebruikers om oorzaken bloot te leggen in plaats van symptomen, een gedeelde probleemkaart te bouwen (met netwerkvisualisatietools) en de aannames van het team uit te dagen. Het resultaat is een gevalideerde probleemdefinitie, een stakeholderkaart en een set leerdoelen die de volgende fasen sturen. Zes situationele verdiepingsopties zijn beschikbaar, van co-sensing workshops met gemeenschappen tot data-analyse, UX-onderzoek en diepte-interviews.
Fase 2 — Ideevorming. Met een heldere probleemdefinitie genereert en selecteert het team oplossingsrichtingen. Ideevorming-sessies brengen een diverse groep stakeholders samen om concrete voorstellen te produceren, gevisualiseerd in een ideeënmatrix. Elk idee doorloopt een Innovatie Quickscan — gestructureerde input van alle relevante expertisecentra binnen de organisatie (privacy, beveiliging, data & AI, juridisch, inkoop, informatiebeheer) — en een ethiekworkshop voordat een oplossingsrichting wordt gekozen. Tien situationele verdiepingspaden zijn beschikbaar, waaronder design sprints, hackathons, Startup in Residence-uitdagingen en studentenprojectsamenwerkingen.
Fase 3 — Prototyping. Het gekozen idee wordt zo snel mogelijk omgezet in iets testbaars. Leveranciers worden geselecteerd via een transparant proces — minimaal drie offertes, gebruikmakend van kanalen waaronder Impact City, Startup in Residence, The Hague Tech en YES!Delft. Ontwerpsessies met echte gebruikers genereren persona’s, gebruikersreizen en systeemvereisten. Het prototype wordt gebouwd, getest en geïtereerd — allemaal binnen een raamwerk dat Technology Readiness Level gebruikt om realistische verwachtingen bij het management te scheppen. Een bezoekerstelsysteem in een gemeentelijk gebouw vereist bijvoorbeeld een heel andere prototypebenadering dan een sensorcommunicatienetwerk in de openbare ruimte.
Fase 4 — Validatie. Dit is waar gemeentespecifieke complexiteit zich concentreert. Het prototype wordt experimenteerklaar gemaakt via een gestructureerde validatiechecklist: storyboard, proces- en dataflow, high-level architectuur, DPIA, BIO-beveiligingsbaseline, ethiekaudit, impactmetingontwerp, ecosysteemwaardekaart, managementinformatieplan en vergunningen voor de openbare ruimte waar nodig. Elk relevant expertisecentrum in de organisatie wordt formeel betrokken. Dit is geen bureaucratie — het is wat het verschil maakt tussen een experiment dat door de organisatie wordt vertrouwd en een dat op het laatste moment wordt geannuleerd om een reden die zes maanden eerder had kunnen worden opgelost.
Fase 5 — Experiment. Het gevalideerde prototype draait in het veld. Het experimentplan definieert alle werkpakketten, verantwoordelijkheden, budget, tijdlijn en impactindicatoren. Communicatie — naar het publiek, naar interne stakeholders, naar het politieke bestuur — is een formeel werkpakket in elk experiment, geen bijzaak. Impactmeting wordt uitgevoerd en geëvalueerd. Bij het afsluiten van het experiment wordt een volledig resultatenrapport geproduceerd en worden scenario’s voor adoptie gedefinieerd. Dit is de laatste fase waarin het Digitale Innovatieteam de leiding heeft: vanaf hier hoort het project bij het team dat het gaat draaien en onderhouden.
Fasen 6 & 7 — Haalbaarheid en Adoptie. Deze fasen zijn bewust opengelaten. Geen voorgeschreven stappen — elke organisatie moet voor zichzelf bepalen hoe een succesvol experiment naar structurele operatie wordt gebracht. De rol van het innovatieteam verschuift naar adviserend: de probleemeigenaren begeleiden in plaats van aansturen.
De architectuur van elke fase
Wat het proces coherent maakt over acht diverse fasen is een gedeelde interne architectuur. Elke fase valt uiteen in vier elementen: de functie (het doel — dat ook dient als toets of de gekozen tools daadwerkelijk dat doel dienen), de stappen (de volgorde van voorbereiding tot afsluiting, inclusief de expliciete Go/Stop/Redo-beslissing), de deliverables (de concrete resultaten — niet allemaal verplicht, maar allemaal onderbouwd) en een menu van situationele verdiepingsopties voor gevallen die meer nodig hebben.
De menu’s voor situationele verdieping zijn een van de dingen die dit proces het meest onderscheiden van een rigide raamwerk. Fase 1 biedt zes verdiepingspaden. Fase 2 biedt er tien. De use case manager kiest uit het menu op basis van wat het specifieke project nodig heeft — en wat zonder gevolgen kan worden overgeslagen. Innovatie is geen checklist; dit proces is ontworpen om te navigeren, niet slechts te volgen.
De Quickscan: de hele organisatie betrekken
Een van de meest operationeel onderscheidende elementen is de Innovatie Quickscan — een gestructureerd proces waarin alle relevante expertisecentra binnen de organisatie hun beoordeling geven van een voorgestelde innovatie voordat deze doorgaat naar validatie en experiment. Privacy, beveiliging, data & AI, juridisch, inkoop, informatiebeheer en archivering leveren elk een paragraaf: risico’s, afwegingen, showstoppers en aanbevelingen.
Dit dient twee doelen. Ten eerste gebruikt het de kennis van elk expertisecentrum om de oplossing te verbeteren en te laten passen binnen de grenzen van de organisatie — waarmee het scenario wordt voorkomen waarin een project de experimenteerfase bereikt om vervolgens een onoverkomelijk juridisch of beveiligingsbezwaar te ontdekken. Ten tweede genereert het vroege buy-in en bekendheid, zodat projecten een betere kans hebben om begrepen en geadopteerd te worden. Tegen de tijd dat een project de experimenteerfase bereikt, maken de belangrijkste stakeholders er niet voor het eerst kennis mee.
Officieel overgenomen als beleid
Het proces werd niet simpelweg geleverd als adviesresultaat. Na de ontwikkeling en toepassing ervan op een groeiende portfolio van use cases — van slim afvalbakbeheer (Mr. Fill) tot sensornetwerken in de openbare ruimte, bezoekerstellingen in gemeentelijke gebouwen en registratiesystemen in de haven van Scheveningen — namen de CIO en het Managementteam van de afdeling Informatie & Automatisering het proces formeel over als afdelingsbeleid. Digitale innovatieprojecten binnen de afdeling volgen dit raamwerk.
Die beslissing transformeerde een methodologie in institutionele infrastructuur. Het proces overleeft nu los van een individueel project of team en schept de voorwaarden voor consistente, rigoureuze en herhaalbare innovatiepraktijk binnen de afdeling. Het is ook het fundament waarop capaciteitsopbouw wordt gebouwd: use case managers leren het proces door het te doen, ondersteund door sjablonen, faseplannen en voorbeeldcases die documenteren wat er is geleerd.
Het proces kan, indien goed toegepast, ook de basis worden voor Innovatiemanagement. Het bijhouden van de projecten die de fasen doorlopen, genereert inzichten in veelvoorkomende knelpunten, cross-over pijnpunten en maakt innovatieactiviteiten meetbaar. De primaire meeteenheid zou hier niet moeten zijn hoeveel projecten de laatste adoptie-fase bereiken, hoewel dit uiteraard belangrijk is. De belangrijkste meeteenheid is de verstreken tijd om te leren wat werkt en wat niet, zodat we door kunnen naar andere mogelijke oplossingen. Een stop kan net zo waardevol zijn als een go, als het verlies van middelen, capaciteit en tijd voorkomt.
Fase 4 in de praktijk: de casus Energierechtvaardigheid
Het energierechtvaardigheidsproject — UC-0150, Energierechtsvaardigheid — illustreert hoe Fase 4 eruitziet wanneer het validatiewerk complex is. Het project testte of inkomsten van de zonnecoöperatie uit het Slim Strandnet slimme net van Living Lab Scheveningen direct naar huishoudens in nood konden worden geleid, waardoor hun energierekening werd verlaagd zonder dat zij hoefden toe te treden tot of te investeren in een coöperatie. Regen Studio faciliteerde de validatiefase: het ontwerp van het impactmetingsraamwerk, het navigeren van de juridische complexiteit van het Nederlandse schenkingsbeleid zoals dat van toepassing was op bijstandsgerechtigden, en het bouwen van de privacyarchitectuur via een proactieve DPIA die als ontwerptool werd ingezet. Regen Studio ontwierp vervolgens het volledige Fase 5-experimentplan. Een van de uitkomsten was een beleidswijziging bij de gemeentelijke afdeling sociale zaken — de schenkingsregels bleken te rigide voor de opkomende sociale modellen van de energietransitie, en dit project onderbouwde de noodzaak tot verandering.
Elke fase als zelfstandige dienst
Regen Studio — Service Entry Points
Klik op een fase om stappen & deliverables te bekijken
Projectstart
Procesopzet & intake
Volledig procesProbleemanalyse
Workshops & mapping
ZelfstandigIdeevorming
Ideatie & quickscan
ZelfstandigPrototyping
Bouwen & testen
ZelfstandigValidatie
Compliance & DPIA
ZelfstandigExperiment
Veldtest & impact
ZelfstandigHaalbaarheid
Opschaalstrategie
AdviserendAdoptie
Kennisoverdracht
AdviserendHet proces is ontworpen voor EC-DISC, maar de expertise erachter is beschikbaar voor elke organisatie die digitale of sociale innovatie navigeert. Je hoeft niet aan het begin te staan om Regen Studio in te schakelen. Als je al halverwege het proces bent — met een gevalideerd idee dat een prototype nodig heeft, een prototype dat klaar is voor validatie, of een experiment dat impactmetingontwerp nodig heeft — kunnen we op dat punt instappen en leveren wat nodig is om vooruit te komen.
Een volledig achtfasentraject is ook beschikbaar voor organisaties die hun eigen innovatiepraktijk vanaf nul willen opbouwen. In dat geval is het resultaat niet alleen een afgerond project — het is een proces dat de organisatie bezit en kan herhalen, met sjablonen, governancestructuren en opgeleide mensen om het voort te zetten.
Voor andere steden
Living Lab Scheveningen was de oorspronkelijke context. Maar het proces is ontworpen om overdraagbaar te zijn. De problemen die het oplost — hoe ga je van een slecht gedefinieerd probleem naar een gevalideerde, door de organisatie gedragen oplossing, binnen de beperkingen van een publieke sector-omgeving — worden gedeeld door gemeentelijke en regionale overheidsteams in heel Europa. De CIO-adoptie bij de afdeling Informatie & Automatisering van Den Haag is een bewijspunt. De casus energierechtvaardigheid is een ander. De smart city use cases die eraan voorafgingen zijn er meer.
Als je dit proces wilt aanpassen voor je eigen innovatieteam, een specifieke fase wilt doorlopen met externe facilitatie, of de institutionele infrastructuur voor digitale innovatie vanaf de grond wilt opbouwen, lees meer over onze aanpak op onze pagina Innovatiediensten.
Klaar om je innovatieproject vooruit te helpen — of om het proces te bouwen dat het herhaalbaar maakt? Neem contact op om te verkennen wat er mogelijk is.